PGやSE必見!顧客との電話対応やメール返信の仕方~例文あり

 

プログラマーの方はあまり
電話やメールの対応をする
機会がないかもしれませんが
システムエンジニアになりますと
要件定義を行っているわけですから
顧客やチーム内で電話やメールの
やりとりが盛んになるはずです

 

今現在プログラマーの方は、
今後、システムエンジニアに
なることを前提に見て頂ければよいです^^

 

あくまで私がシステム開発を
行っていたときの経験です

 

おそらく、どこも一緒だなぁw

 

と思うかもしれませんが、
対応の仕方など、ほんのわずか
でも参考になればと思います。

 

システム開発時の電話対応

 

社会人の方なら、プログラマー
だろうが、システムエンジニア
だろうが、敬語は使えるはずですよね?(笑)

 

私の経験ですが、あまり畏まった
対応の仕方ですと、逆につまらん

 

といった印象を与えてしまいましたw

 

かといって、友達と話す感覚
では、社会人としてみっとも
ありませんし、信頼を失うだけ
ですからやめましょう。。当たり前ですが。。

 

 

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ま、真剣な話ですから、敬語を
使うのは当然なのですが、
中には、くだけた感じの人もいますw

 

笑う時は、はっはっは!と笑ったり
して、相手に合わせることも大切なんですよねこれが^^;

 

なので、ここは臨機応変に・・

 

と言う言葉がふさわしいでしょうか^^;

 

例えばですが、私だったらこうする

私が電話対応したときは、
こんな感じで話していた。

というのをお伝えできればと思います。

 


 

 

~例1~

はい!○○(プロジェクト名)の△△(名前)です。

お世話になっております。

○○の件ですが、○○日までには
作業完了の見込みです。

完了しましたら、メール致します
ので、もうしばらくお待ちください。

宜しくお願いします~

失礼します~

 

~おわり~

 

と、しっかりとした受け答え
が出来れば、なんら問題ありません

 

最後の方は、真面目な言い方
ではなく、少しくだけてますけどw

 

文面ではわかりづらいですが、
生真面目すぎるのって
逆効果の場合もあるんですよね^^;

 

ここが難しい所ですが、
何度も同じ人と電話していると
相手の性格もわかってきますし

 

“程度”

 

がわかってきます。

その人との会話の仕方・接し方

がわかってくるということです

 

お次の例を見てみます

~例2~

 

顧客A「○○さん、この障害の件だけど
このシステムの操作、どうすりゃいいの?」

 

俺「はい、○○システムに
ログインして頂き、メニューから
○○を選択して、△△して頂ければ大丈夫です

あとは、自動でプログラムが
動作して、ファイル送信まで
行ってくれますので・・・」

 

顧客A「ふーん、わかった。
じゃあ、○○を選択したらどうなるの?」

 

俺「その場合は、○○データを作成
するときに、○○となりますが、
特に問題はありませんよ~」

 

顧客A「了解です!じゃあ、ありがとね~」

 

俺「はい~、また何かあったら電話ください~」

 

~おわり~

 

といった感じですw

 

付き合いが長いと、友達と
話してるような感覚になりますが
きちんと対応していれば、
問題にはなりませんよ(笑)

 

では、電話ばかりでの対応ではなく
メールでの対応もあります

 

その場合を次のページでご覧ください

 

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ABOUTこの記事をかいた人

私の最終学歴は、高卒(県立)です。 田舎から東京へ行き、フリーターを2年経験。 21歳の時、未経験で正社員のプログラマーに!! 正社員として2年半、その後転職して フリーランスとしてシステム開発の仕事を6年半。 合わせて9年間行ってきました。 要件定義~納品。運用保守まで担当。 主な言語は、PL/SQLです。 現在は、理由(ブログでご覧ください)があって サービス業に従事(薄給です泣) もし、現在の仕事で悩んでいることがあればお気軽にコメント、ご相談ください^^ 経験者として少しはお役に立てるかと思います。